1. En bref
SportPilot est un logiciel en ligne qui aide les clubs et associations sportives à gérer leurs adhésions, paiements, cours, présences, communications et leur comptabilité. Il est édité par Forme Académie.
2. Qui est responsable de vos données ?
Si vous êtes adhérent, parent ou contact d’une association : c’est votre association qui décide des informations qu’elle vous demande et de leur usage. Elle est « responsable de traitement ». SportPilot agit pour son compte, sur ses instructions, comme « sous-traitant » au sens de l’article 28 du RGPD. Pour toute demande sur vos données, adressez-vous d’abord à votre association ; vous pouvez aussi nous écrire, nous lui transmettrons.
Si vous gérez un compte SportPilot (gestionnaire d’association ou d’organisation, coach) ou si vous nous avez contactés pour découvrir SportPilot : l’éditeur de SportPilot est responsable de traitement pour ces données.
3. Les données traitées
- Identité et coordonnées : nom, prénom, date de naissance, sexe, adresse, email, téléphone, responsable légal pour un mineur, contact d’urgence.
- Adhésion : saison, cours, formule, licence fédérale, grade ou ceinture, taille ou poids si le club les demande, photo si elle est fournie.
- Paiements : montants, échéances, reçus. Les numéros de carte bancaire ne passent jamais par SportPilot : ils sont saisis chez le prestataire de paiement choisi par l’association (HelloAsso ou Mollie).
- Vie du club : présences aux cours, inscriptions aux événements, commandes de la boutique, messages envoyés par le club et leur statut de livraison.
- Connexion : identifiants, date et adresse IP des connexions, journal des opérations sensibles.
Données de santé
Pour un mineur, le questionnaire de santé réglementaire se remplit dans votre navigateur : vos réponses ne nous sont jamais transmises, seul le résultat (« à jour » ou « certificat à fournir ») est enregistré. Un certificat médical déposé n’est visible que des gestionnaires de l’association, jamais des coachs ni des organisations (comité, ligue, fédération) ; chaque consultation est enregistrée. Aucune donnée de santé n’apparaît dans les exports.
4. Connexion avec Google
Si vous choisissez « Continuer avec Google », Google nous transmet uniquement votre identifiant Google, votre adresse email (et le fait qu’elle est vérifiée) et votre nom. Nous n’avons accès à rien d’autre : ni à vos emails, ni à vos contacts, ni à vos fichiers, ni à votre agenda.
- Usage : uniquement vous reconnaître et vous connecter à votre espace. Votre compte Google n’est relié à un espace que si son adresse email est celle connue par l’association, ou après une vérification par email.
- Conservation : l’identifiant et l’adresse sont enregistrés avec votre compte SportPilot, et supprimés quand vous retirez la connexion Google (espace adhérent → Profil → Mon compte) ou quand votre compte est supprimé. Vous pouvez aussi retirer l’accès depuis votre compte Google (myaccount.google.com, rubrique « Sécurité » puis « Vos connexions à des applications et services tiers »).
- Partage : ces données ne sont ni vendues, ni transmises à des tiers, ni utilisées pour de la publicité ou pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle.
L’utilisation des informations reçues des API Google respecte les règles relatives aux données utilisateur des services d’API Google, y compris les exigences d’utilisation limitée (« Limited Use »).
5. Pourquoi et sur quelle base
- Gérer votre adhésion et la vie du club (cours, présences, événements, boutique, communications) : exécution du contrat d’adhésion avec votre association.
- Tenir la comptabilité de l’association et conserver les pièces : obligation légale.
- Sécuriser le service (journal des accès, prévention des abus) : intérêt légitime.
- Répondre à une demande de découverte de SportPilot : vos démarches précontractuelles, ou votre consentement quand un formulaire le demande.
6. Qui reçoit vos données
- Votre association : ses gestionnaires, et ses coachs pour les seuls cours qu’ils encadrent.
- L’organisation dont dépend votre association (comité, ligue, réseau), seulement pour ce que l’association partage avec elle : jamais de données de santé, jamais de montants quand l’association ne les partage pas.
- Nos prestataires techniques, chacun pour sa seule mission : o2switch (hébergement, en France) ; Brevo (envoi des emails et SMS) ; HelloAsso ou Mollie (paiement en ligne, selon le choix de l’association) ; Google (connexion, si vous la choisissez) ; Meta (si une association reçoit des demandes par ses publicités Facebook ou Instagram).
Les données de SportPilot sont hébergées en France. Google et Meta peuvent traiter certaines données hors de l’Union européenne, sous leurs propres garanties, uniquement lorsque vous utilisez leurs services.
7. Combien de temps
- Les fiches d’adhérents sont conservées tant que l’association utilise SportPilot, pour l’historique des saisons ; l’association peut les supprimer à tout moment (une fiche supprimée passe d’abord par une corbeille, d’où elle peut être restaurée).
- Les pièces comptables : 10 ans, comme le prévoit la loi.
- Le journal des accès et des opérations sensibles : 18 mois.
- Les liens de connexion envoyés par email : usage unique, 30 jours au plus.
8. Sécurité
Connexions chiffrées (HTTPS) ; mots de passe et jetons de connexion enregistrés sous forme chiffrée ou hachée, jamais en clair ; double authentification possible pour les comptes de gestion ; cloisonnement strict entre associations et entre familles ; clés des prestataires de paiement chiffrées et jamais réaffichées.
9. Cookies
SportPilot n’utilise aucun cookie publicitaire ni de mesure d’audience. Seuls des cookies techniques sont déposés : la session de connexion, le souvenir de votre espace adhérent sur votre appareil (90 jours au plus, si vous restez connecté) et, pour la double authentification, la reconnaissance d’un appareil de confiance. Ils sont indispensables au service et ne demandent donc pas de consentement.
10. Vos droits
Vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, leur portabilité, la limitation du traitement ou vous y opposer. Écrivez à votre association, ou passez par notre formulaire de contact. Nous répondons dans un délai d’un mois. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL (cnil.fr).
11. Modifications
Cette politique peut évoluer avec le service. La date de mise à jour figure en haut de la page.